本文章由春喜在線英語于2017.7.27日編輯發布

第1招：妥善安排會面的約定—I’d like to make an appointment with Mr. Lee.

 

當你計劃到海外出差，順道拜訪客戶時，必須先以書信通知對方。出國前再以Telex或電話向對方確認訪問的日期和目的。如果是臨時決定的拜訪，也要通過對方的秘書安排，告訴她：“I’d like to make an appointment with Mr. Lee.“（我想和李先生約見一次。）讓對方對你的造訪有所準備，才會有心情和你洽談。

 

 

第2招：向溝通對手表示善意與歡迎—I will arrange everything.

 

如果溝通是由你發起，提供對手一切的方便，能使溝通一開始便在友善和諧的氣氛下進行。尤其是當你的溝通對手是遠道而來的，你熱心地告知他：“I will arrange everything.“ (我會安排一切。）不但表現出你的誠意，也能使他在不必顧慮食宿等瑣事的情況下，專心與你進行溝通。

 

 

第3招：溝通進行中應避免干擾—No interruptions during themeeting!

 

如果溝通的地點是在你的公司，那么請叮嚀你的部屬，勿在溝通過程中做不必要的干擾。因為過份的干擾會影響溝通的意愿和熱忱。

 

 

第4招：遵守禮儀—Behave yourself!

 

溝通時，仍然要遵守一般的禮儀和保持良好的儀態，這樣可以增加人們對你的好感，提高你的溝通效率。此外，坐姿不良，在對手講話時左顧右盼，都足以使人對你產生不良的印象，而減低與你洽談的興致。

 

 

第5招：適時承認自己的過失—It’s my fault.

 

如果你明顯地犯了錯，并且對別人造成或大或小的傷害，一句充滿歉意的“I’m sorry. It’s my fault.“（對不起，是我的錯。）通常能夠獲得對方的原諒。就算他實在很懊惱，至少也能稍微緩和一下情緒。做無謂的辯解，只能火上加油，擴大事端。

 

 

第6招：抱怨不是無理取鬧—I have a complaint to make.

 

以激憤的語氣向人抱怨某事，很可能令人心生反感，而使結果適得其反。服務員上錯了菜，旅館女服務員忘了整理你的房間，送來的貨物根本不是你訂單上所指明的東西等情況，著實令人懊惱。但是生氣并不能解決問題，不如心平氣和而語氣堅定地告訴對方“I have a complaint to make.”（我有怨言。）然后告訴他所發生的事。

 

 

第7招：資料須充實完備—We have a pamphlet in English.

 

具體的物品通常比口頭描述更有說服力。當客戶聽到你說“We have a pamphlet in English．“（我們有英文的小冊子。）或“Please take this as a sample“（請將這個拿去當樣品。）時，一定會興趣大增，進而問你許多和產品有關的問題。

 

 

第8招：緩和緊張的氣氛--How about a break？

 

當會議因冗長而陷于沉悶、緊張的氣氛時，做無意義的僵持是無法獲得令人滿意的結果的。如果能在不打斷對方的情形下提出“How about a break？”（休息一下如何？）對方必能欣然接受，緊張的氣氛也立刻得以經解。當你們再回到會議桌時，也能以清晰的思路繼續溝通。

 

 

第9招：做個周到的主人—You can use our office equipment if necessary.

 

如果溝通是在你的公司進行，除了應向溝通對手提供舒適的場所以外，更應該盡量配合對手，向他提供有助于溝通進行的服務與設備。例如，大大方方地告訴他“You can use our office equipment if necessary.”（如果必要的話，您可以使用我們的辦公室設備。）

 

 

第10招：詢問對方的意見—What is your opinion?

 

每個人都希望自己的意見受到重視。當你和他人進行溝通時，除了說出自己的想法以外，隨時可加上一句“What is your opinion？”（你的意見是？）或“ I’d like to hear your ideas about the problem．”（我想聽聽你對這個問題的看法。）不但讓對方感覺受到重視，更能使你們因思想的交流而逐漸達成協議。

 

 

第11招：清楚地說出自己的想法與決定—I think I should call a lawyer.

 

如果在溝通場合中，你無法詳實地說出心中的意念，不僅會使對方聽得滿頭霧水，說不定還會讓對方認為你對實際情形根本不了解，而失去和你溝通的興致。試想假如你在向警察描述車禍的發生時，不能提醒他“I had the right-of-way.“（我有優先行駛權。）或沒告訴他“ I thinkI should call a lawyer.“（我想我該叫個律師。）你也許因此而吃了大虧。

 

 

第12招：找出問題癥結--What seems to be the trouble？

 

任何一個沖突或誤解的產生，都有潛在原因。為什么你的老客戶這回不向你的公司訂貨？為什么對方不能達到你的要求？這種情況發生時，要立刻積極地探索原因。向對方探詢“What seems to be the trouble？”（有什么困難嗎？）或問一句“Is theresomething that needs our attention?“有什么需要我們注意的嗎？）都能表示你對事情的關切。知道問題的癥結，才有辦法進行溝通。

 

 

第13招：要有解決問題的誠意—Please tell me about it.

 

當客戶向你提出抱怨時，你應該做的事是設法安撫他。最好的辦法就是對他提出的抱怨表示關切與解決的誠意。你的一句“Please tell me about it”（請告訴我這件事的情況。）或“I’m sorry for my error and assure you I will takegreat care in performing the work”（我為我的錯誤感到抱歉，并向您保證，我會盡全力處理此事。）令對方覺得你有責任感，也會恢復對你的信任。

 

 

第14招：適時提出建議--We＇ll send you a replacement right away.

 

當損失已經造成時，適時地提出補救方法，往往能使溝通免于陷入僵局，甚至于得以圓滿地達成協議。例如：你運送到客戶手上的貨物，的確不是訂單上所標明的，而你又能立即向他保證“We＇ll send you a replacement right away.“（我們會立即寄給您一批替換品。）或者告訴他“We can adjust the price for you if you keep thematerial．”（如果您留下這批材料，我們可以為您調整價格。）那么，客戶心中的憂慮必定立刻減半，而愿意考慮您的提議。

 

 

第15招：隨時確認重要的細節—Is this what we decided?

 

商務洽談中，一牽扯到金額、交貨條件和日期時，除了洽談當時要用口頭復述加以確認外，合約擬好后，更要詳細地過目一遍。一旦發現疑點，應立刻詢問對方“Is this what we decided? ”（這是我們說定的嗎？）合約內容真的錯得離譜，就應告訴對方“I＇ll have to return this contract to you unsigned.“（我得將這份合約退還給你，不能簽名。）以示抗議。任何合約上的問題，寧可羅嗦一點，也決不可含糊。

 

 

第16招：聽不懂對方所說的話時，務必請他重復—Would you mind repeating it?

 

英語不是我們的母語，聽不懂是很自然的。聽不懂又裝懂，那才是有害的。其實請人家重復或再講清楚一點并不難，你只要說”Would you mind repeating it?“（您介意再講一遍嗎？），相信對方不但會再說一遍，而且連速度都會放慢些。如果你還是沒聽懂，那么仍然要用這個老方法：“Could you explain it more precisely?”（您能解釋得更明白一點嗎？）

 

 

第17招：使談判對手作肯定答復的問題—Is it important that …?

 

連續發問溝通對手給予肯定答復的問題，最后引導他對你的主要建議也作肯定的答復，是絕對需要花費一番心思的。通常溝通對手只對自己有利的問題，才會痛快地回答“Yes”。因此，在溝通場合開始前，不妨先細心地想一下，你所希望對方接受的條件，對他有什么好處，試著以“Is it important that …?”（…是不是對您很重要？）或“Is it helpful if …?”（如果…是不是對你有幫助？）來獲得他的肯定，那么要使你的建議通過也不難了。

 

 

第18招：做適當的讓步—The best compromise we can make is...

 

溝通雙方的互相讓步，最常見的例子就是討價還價。買方希望賣方減價一百五十元，而賣方只想減價五十元，雙方一陣討價還價之后，最后減了一百元。不論你的對手是如何的咄咄逼人，你總得做一個最后的讓步：“The best compromise we can make is …”（我們所能做的最好的折衷辦法是…）或是“This is the lowest possible price．”（這是最低的可能價格了。）然后堅定不移，否則如果讓步得太過，你可就要有所損失了。

 

 

第19招：不要倉促地做決定—Please let me think it over.

 

在商場上講求信用，一旦允諾人家的事情，要再反悔，會令人產生不良印象。因此，在下決定之前，務必要經過深思熟慮。如果你正在和客戶商談一件無法遂下決定的事時，不妨請他給你一點時間“Please let me think it over．”（請讓我考慮一下。）或“Wouldit be all right to give you an answer tomorrow？”（明天再答復您行嗎？）切記，倉促地下決定往往招致嚴重的后果！

 

 

第20招：說“不”的技巧--No, but …

 

在商務溝通上，該拒絕時，就應該斬釘截鐵地說“No．”拐彎抹角地用“That＇s difficult“（那很困難。）或“Yes, but...“（好是好，可是…）來搪塞，會令對方覺得你答應得不夠干脆，而不是在委婉地拒絕。如果你說“No，but…”對方便清楚地知道你是拒絕了，但似乎還可以談談。這個時候，你因為已先用“No”牽制對方，而站在溝通的有利位置上了。

 

 

第21招：不要催促對手下決定—Stop asking “Have you decided?”

 

當你的溝通對方需要時間來考慮一下方案時，千萬不要一直催促他“Hare you decided?”（你決定了沒有？)那樣，你不但干擾了他的思考，也可能激怒他。結果原本可能達成的協議或許就此泡湯了。

 

 

第22招：沉默是金—Silence is golden．

 

面對對方所提無法接受的提議，沉默是最有力的回答。這種無動于衷所帶給溝通對手的壓力，遠大于澆他一盆冷水。將所達成的協議逐一列入記錄—— Let＇s have the agreed items recorded.為了避免簽約時的爭執或重新商議，交涉中達成協議的項目應做成記錄，并在會議結束時傳閱。因此，每達成一項協議，要記得提醒對方“Let＇s have the agreed items recorded.”